۱۳-۱ راه‌های ورود و نخستین نمای پرونده

مراجع خودش پرونده نمی‌سازد. از یکی از سه راه به پرونده می‌پیوندد و در نخستین نما فقط همان را می‌بیند که متخصص برایش باز کرده است. پاسخ مهمان راه چهارمی است که عضویت نمی‌دهد.

• جای آن در سامانه: «پرونده‌ها» در نوار کناری مراجع. هر پرونده با زبانهٔ «نمای کلی» باز می‌شود.
• برای چیست: برای اینکه مراجع از همان ورود بداند در کدام پرونده است، نقشش چیست، کدام ابزارها برایش باز است و همکاری با چه شرایطی پیش می‌رود.
• چه کسانی: هر عضو پرونده، با نقش خودش. متخصص همین نما را در «پیش‌نمایش عضو» می‌بیند.

چگونه کار می‌کند

• ۱. راه‌های ورود:

  • «دعوت به همکاری»: کسی که از پیش حساب دارد، دعوتی می‌گیرد که تا ۷ روز معتبر است، و خودش «پذیرش دعوت» یا «رد» را می‌زند.
  • حساب تازه به دست متخصص: متخصص برای او حسابی با گذرواژهٔ موقت می‌سازد و عضو در نخستین ورود گذرواژه را عوض می‌کند (نک. ۷-۲).
  • «درخواست آنلاین»: از صفحهٔ عمومی متخصص. پرونده فقط با رضایت صریح خود متقاضی ساخته یا وصل می‌شود (نک. ۴-۲ و ۴-۳).
  • مهمان: کسی بیرون از پرونده، مثل معلم یا مراقب، که بدون حساب فقط به یک فرم پاسخ می‌دهد. مهمان عضو پرونده نمی‌شود (نک. ۸-۲).

• ۲. «نمای کلی»: سه بخش دارد:

  • «توصیف مسیر این پرونده»: خلاصه‌ای که متخصص برای اعضا نوشته است؛
  • «اعضای پرونده»: نام نمایشی و نقش هر عضو؛
  • «راهنمای همکاری»: «مرزهای ارتباطی»، «راهنمای استفاده از سامانه» و «یادآوری غیراضطراری»، از «شرایط همکاری» که متخصص نوشته است (نک. ۷-۳).
• ۳. زبانهٔ ابزارها: هر ابزاری که برای عضو باز است زبانهٔ خودش را دارد، و سطح دسترسی خود او، «مشاهده»، «ثبت» یا «تعامل»، کنار نام همان زبانه نوشته شده است.

چه کسی چه می‌بیند

• عضو: عنوان پرونده، نقش خودش، «توصیف مسیر این پرونده»، فهرست اعضا، «راهنمای همکاری» و زبانهٔ ابزارهایی که برایش باز است.
• آنچه در این نما نیست: حوزه و زیرگروه پرونده، سطح حساسیت، یادداشت‌های محرمانه، «ارزیابی و صورت‌بندی» و ثبت‌های اعضای دیگر.
• نزد متخصص: «پیش‌نمایش عضو» همین نما را دقیقاً از چشم یک عضو مشخص و فقط‌خواندنی نشان می‌دهد، تا متخصص پیش از هر انتشار بداند او چه می‌بیند.

دقت در جزئیات

• دعوتی که چیزی فاش نمی‌کند: صفحهٔ دعوت فقط می‌گوید «به یک پرونده دعوت شده‌اید». نام دعوت‌کننده و اعضای دیگر در آن نمی‌آید.
• رمز پیوند دعوت: بخش رمز پیوند دعوت پس از # می‌آید و به سرور فرستاده نمی‌شود.
• پروندهٔ هنوز فعال‌نشده: پروندهٔ «پیش‌نویس»، و همچنین پروندهٔ بسته یا بایگانی‌شده، در نمای عضو نمی‌آید. اگر متقاضیِ درخواست آنلاین به پرونده‌ای وصل شده باشد که هنوز فعال نیست، در صفحهٔ همان تقاضا می‌خواند که پرونده «هنوز برای شما فعال نیست»، و دکمهٔ ورود پس از فعال شدن پرونده می‌آید.
• عضو غیرفعال: دسترسی‌اش به پرونده قطع می‌شود و ثبت‌های پیشینش می‌ماند.