۴-۳ از تقاضا تا پرونده، در گام‌هایی که ثبت می‌شوند

هر تقاضای تازه در «صندوق درخواست‌ها» با وضعیت روشن و نوبت مشخص قرار می‌گیرد. متخصص آن را با چند کنش ساختاریافته تا پایان پیش می‌برد.

• جای آن در سامانه: «تقاضاهای آنلاین»، کنار زنگولهٔ اعلان‌ها. عنوان صفحهٔ آن «صندوق درخواست‌ها» است.
• برای چیست: برای بررسی تقاضا، پرسیدن، پیشنهاد دادن، پذیرفتن یا رد کردن و در پایان اتصال به پرونده.

• چه کسانی:

  • متخصص گیرنده: تقاضا را بررسی می‌کند و پیش می‌برد.
  • متقاضی: در سوی دیگر پاسخ می‌دهد و تصمیم می‌گیرد.
  • مدیر سامانه: فقط برای نظارت عملیاتی (نک. حاشیه).

چگونه کار می‌کند

• ۱. مرور صندوق: متخصص صندوق را با فیلترهای «نیازمند اقدام»، «در جریان»، «پایان‌یافته» و «همه» مرور می‌کند. هر ردیف می‌گوید «نوبت با شما» است یا «نوبت با متقاضی».
• ۲. شروع بررسی: با «شروع بررسی» کنش‌های بعدی باز می‌شوند.

• ۳. دور اطلاعات: اگر اطلاعات کافی نباشد، با «ساخت دور اطلاعات» پرسش‌هایی برای متقاضی فرستاده می‌شود:

  • هر دور تا ۱۰ پرسش دارد و یک‌جا ارسال می‌شود؛
  • پس از ارسال، دور ویرایش نمی‌شود؛
  • تا متقاضی پاسخ ندهد، دور تازه ممکن نیست.

• ۴. تصمیم: متخصص یکی از سه راه را برمی‌گزیند:

  • «ساخت پیشنهاد»، یعنی فرستادن پیشنهاد همکاری؛
  • «پذیرش تقاضا»، بدون پیشنهاد؛
  • «رد درخواست»، با یک دلیل ساختاری.

• ۵. اتصال به پرونده: پس از پذیرش متقاضی، یکی از دو مسیر انتخاب می‌شود:

  • «ایجاد پروندهٔ جدید»، با «عنوان پرونده»، «حوزهٔ پرونده» و «زیرگروه»؛
  • «انتخاب از پرونده‌های موجود». در این مسیر، اتصال با تأیید متقاضی خودکار انجام می‌شود.

پیشنهاد همکاری و دلیل رد

• بخش‌های پیشنهاد:

  • «پیام برای متقاضی» (لازم)؛
  • «نوع خدمت»، «شیوهٔ ارائه»، «مدت خدمت»، «تناوب پیشنهادی» و «تعداد یا دورهٔ تقریبی»؛
  • «شرایط همکاری»؛
  • «مبنای هزینه (اطلاع‌رسانی)» و «هزینهٔ تقریبی (اطلاع‌رسانی)»؛
  • «مهلت پاسخ (اختیاری)»، با تاریخ شمسی.
• نسخه‌ها: تا ۳ نسخه، یعنی پیشنهاد اولیه و ۲ بازنگری.
• دلیل‌های رد: «خارج از حوزهٔ تخصصی من»، «نداشتن ظرفیت در حال حاضر»، «خدمت برای این نیاز مناسب نیست»، «اطلاعات کافی نیست»، «خدمت در دسترس نیست»، «مسیر جایگزین مناسب‌تر است» و «دلیل دیگر».

چه کسی چه می‌بیند

• متقاضی:

  • پرسش‌ها و همهٔ بخش‌های پیشنهاد؛
  • دلیل رد و «پیام برای متقاضی»؛
  • برای پروندهٔ موجود، فقط برچسب و توضیحی که متخصص برای او نوشته است.

• نزد متخصص:

  • یادداشت خصوصیِ رد، که هرگز به متقاضی نشان داده نمی‌شود؛
  • عنوان و خلاصهٔ داخلی پرونده‌ها. سامانه نمی‌پذیرد که برچسبی که متقاضی می‌بیند همان عنوان داخلی پرونده باشد.

دقت در جزئیات

• خط زمانی و اعلان: هر گام در «خط زمانی» ثبت می‌شود. هر بار که نوبت عوض شود، طرف مقابل با اعلانی درون داشبورد باخبر می‌شود.
• تبدیل یک‌باره: هر درخواست فقط یک بار و به‌صورت یکجا به پرونده تبدیل می‌شود. زدن دوبارهٔ دکمه پروندهٔ تکراری نمی‌سازد.

• انتخاب زمان‌دار:

  • انتخاب پروندهٔ موجود یک شبانه‌روز اعتبار دارد و بدون پاسخ متقاضی بی‌اثر می‌شود.
  • پس از آن، متخصص می‌تواند پروندهٔ دیگری انتخاب کند یا پروندهٔ جدید بسازد.
• حفظ کار متخصص: اگر وضعیت درخواست در فاصلهٔ باز بودن صفحه تغییر کند، سامانه هشدار می‌دهد و ورودی متخصص حفظ می‌شود.
• پایان روشن: پس از هر پایان، درخواست فقط‌خواندنی است. پایان‌ها این‌هاست: تبدیل، رد، لغو، بسته شدن، انقضا یا توقف.