۷-۱ ساخت پرونده و چرخهٔ عمر آن

• برای چیست: پرونده با کمترین اطلاعات لازم ساخته می‌شود و سپس گام‌به‌گام کامل می‌شود.
• چه کسانی: متخصص. عضو نمی‌تواند پرونده بسازد.

چگونه کار می‌کند

• ۱. عنوان و هدف: متخصص در «ایجاد پروندهٔ جدید» عنوان پرونده و عنوان هدف آن را می‌نویسد و توضیح کوتاهی دربارهٔ هدف اضافه می‌کند.

• ۲. ارتباط اعضا:

  • مشخص می‌کند که آیا ارتباط میان اعضا بخشی از موضوع پرونده است: «هر عضو مستقل بررسی می‌شود»، «اعضا در ارتباط با یکدیگر بررسی می‌شوند» یا «ترکیبی».
  • در صورت لزوم، نوع ارتباط را هم از میان ۱۴ نوع انتخاب می‌کند؛ مثل زوج، والد و فرزند، مراقب و فرد تحت مراقبت، یا گروه حمایتی.
• ۳. طبقه‌بندی: «حوزهٔ پرونده» و «زیرگروه» را از طبقه‌بندی ۱۱ حوزه انتخاب می‌کند.
• ۴. پیش‌نویس: پرونده به‌صورت «پیش‌نویس» و بدون عضو ساخته می‌شود. متخصص سپس اعضا و ابزارها را اضافه و پرونده را «فعال» می‌کند.

• ۵. چرخهٔ عمر:

  • وضعیت‌ها: «فعال»، «متوقف»، «بسته‌شده» و «بایگانی‌شده».
  • پیش‌نویسی که اشتباهی ساخته شده باشد کنار گذاشته می‌شود، ولی سوابقش در پایگاه داده می‌ماند.

چه کسی چه می‌بیند

• عضو: عنوان پرونده، نقش خودش، فهرست محدود اعضای پرونده، ابزارهایی که برایش باز شده و راهنمای کلی استفاده.

• نزد متخصص:

  • حوزه و زیرگروه پرونده، که عضو هرگز نمی‌بیند؛
  • سطح حساسیت پرونده؛
  • گروه‌های شخصی‌ای که متخصص پرونده‌هایش را با آن‌ها دسته‌بندی می‌کند.

دقت در جزئیات

• اثر حوزه: حوزهٔ پرونده تعیین می‌کند کدام فرم‌های «گزارش‌های بین‌جلسه‌ای» به اعضا پیشنهاد شود (نک. ۱۱-۲). خود طبقه‌بندی به عضو نشان داده نمی‌شود.
• پیش‌نمایش عضو: «پیش‌نمایش عضو» پرونده را دقیقاً همان‌طور نشان می‌دهد که یک عضو مشخص می‌بیند. این نما فقط‌خواندنی است و متخصص را به‌جای عضو وارد سامانه نمی‌کند.
• تاریخچه: پروندهٔ بسته یا بایگانی‌شده پاک نمی‌شود و تاریخچه‌اش می‌ماند (تعهد ۵).