۱۲-۲ «دسترسی همکاران»

• برای چیست: متخصص برای منشی یا همکار اجرایی‌اش حساب جداگانه‌ای می‌سازد و هر اقدام این همکار با هویت واقعی خود او ثبت می‌شود.
• چه کسانی: متخصص، که همکار را می‌سازد و مدیریت می‌کند؛ و خود همکار.
• جای آن در سامانه: «دسترسی همکاران»، زبانه‌ای در «امنیت حساب» متخصص.

چگونه کار می‌کند

• ۱. افزودن همکار: متخصص «افزودن همکار جدید» را می‌زند و نام نمایشی، نام کاربری و رمز موقت همکار را تعیین می‌کند.
• ۲. کار به‌نیابت: همکار با حساب خودش وارد می‌شود و به‌نیابت از متخصص به پرونده‌ها و ابزارهای کاری او دسترسی دارد.
• ۳. پیگیری ورود: متخصص برای هر همکار آخرین ورود، شمار ورودها در ۳۰ روز اخیر و وضعیت رمز را می‌بیند، و گزارش ورود و خروج ۳۰ روز اخیر را باز می‌کند.
• ۴. قطع دسترسی: با «قطع دسترسی»، همهٔ نشست‌های فعال همکار بی‌درنگ بسته می‌شوند. دسترسی را می‌توان بعداً دوباره فعال کرد.

چه کسی چه می‌بیند

• عضو: زبانهٔ «دسترسی همکاران» را نمی‌بیند؛ این تنظیم فقط در «امنیت حساب» متخصص است. هر کاری که همکار در پرونده انجام دهد، به‌نیابت از متخصص انجام می‌شود.
• نزد متخصص: فهرست همکاران، فعالیت ورود آن‌ها و اختیار قطع یا فعال‌سازی دوبارهٔ دسترسی.

دقت در جزئیات

• سقف و جایگاه: هر متخصص حداکثر سه همکار فعال دارد. همکار نقش هفتم سامانه یا نقش پرونده نیست، پرونده‌ای به نام خودش ندارد و متخصص حساب نمی‌شود.

• مرزهای ثابت: همکار نمی‌تواند:

  • همکار دیگری بسازد یا همکاران را مدیریت کند؛
  • گذرواژه، اطلاعات بازیابی، نام کاربری یا ایمیل متخصص را تغییر دهد؛
  • تأیید شخصی متخصص را به‌جای او ثبت کند، مثل تأیید صلاحیت استفاده از یک آزمون؛
  • به نام متخصص خرید کند؛
  • به «امور حسابداری من» وارد شود.
• غیرفعال شدن متخصص: اگر حساب متخصص غیرفعال شود، نشست همهٔ همکارانش هم‌زمان بسته می‌شود.
• قطع از سوی متخصص: اگر متخصص دسترسی همکاری را قطع کند، مدیر سامانه نمی‌تواند آن را برگرداند.