۶-۲ «توصیه‌ها» و «مخزن توصیه‌ها»

• برای چیست: متخصص یک راهنمایی حرفه‌ای را، یک‌طرفه و مکتوب، برای یک یا چند عضو مشخص می‌فرستد و عضو تجربه‌اش از اجرای آن را ثبت می‌کند.

• چه کسانی:

  • متخصص اصلی.
  • عضوی که توصیه را دریافت کرده است. در نمای عضو، زبانهٔ این ابزار «توصیه» نام دارد.
  • ناظر تأییدشده، که بخشی محدود را فقط می‌خواند.

چگونه کار می‌کند

• ۱. الگو: متخصص در «مخزن توصیه‌ها» الگوهای خصوصی‌اش را با «ساخت توصیه جدید» نگه می‌دارد. هر الگو این‌ها را دارد: عنوان توصیه، متن توصیه، «راهنمای اجرا» (اختیاری) و تا ۱۲ کلیدواژه برای پیدا کردن سریع.
• ۲. افزودن به پرونده: در پرونده، «افزودن توصیه» را می‌زند و یکی از دو راه را انتخاب می‌کند: «انتخاب از مخزن» یا «نوشتن توصیه جدید».
• ۳. گیرندگان: یک یا چند عضو فعال را با نامشان انتخاب می‌کند. اگر بخواهد، «یادداشت خصوصی متخصص» را هم می‌افزاید.
• ۴. ارسال: با تأیید نهایی، برای هر گیرنده یک نسخهٔ مستقل ساخته و ارسال می‌شود.

• ۵. تجربهٔ عضو:

  • عضو در بخش «تجربه‌های من» هر چند بار که بخواهد تجربه‌اش را ثبت می‌کند، با یک «تاریخ تجربه» اختیاری.
  • متخصص تجربه‌های تازه را با شمار «جدید» می‌بیند. برای هر تجربه می‌تواند «اعلام دیده‌شدن به مراجع»، «پیگیری» و «طرح در جلسه» را بزند.
  • «سابقه رسیدگی» باقی می‌ماند.

• ۶. اصلاح و بایگانی:

  • متن منتشرشده ویرایش نمی‌شود. «ویرایش و ارسال نسخه جدید» نسخهٔ پیشین را در سابقه نگه می‌دارد و عضو از نسخهٔ متوقف‌شده به «مشاهده نسخه جایگزین» می‌رسد.
  • «بایگانی» توصیه را از فهرست جاری عضو خارج می‌کند و به عضو گفته می‌شود که توصیه متوقف شده است.
  • «بازیابی از بایگانی» همان توصیه را برمی‌گرداند و نسخهٔ تازه‌ای نمی‌سازد.

چه کسی چه می‌بیند

• عضو:

  • فقط توصیه‌هایی که در همان پرونده برای خود او فرستاده شده‌اند: عنوان، متن، راهنمای اجرا و سابقهٔ تجربه‌های خودش.
  • اعلام «دیده شد» متخصص را هم می‌بیند.
  • توصیه یا تجربهٔ عضو دیگر را نمی‌بیند.

• نزد متخصص:

  • یادداشت خصوصی؛
  • دو نشان «پیگیری» و «طرح در جلسه»؛
  • دلیل‌های خصوصی بایگانی و ساخت نسخهٔ جدید.
• ناظر: توصیه و تجربه‌ها را می‌خواند، ولی یادداشت خصوصی و وضعیت نشان‌ها را نمی‌بیند.

دقت در جزئیات

• مهر و موم: هر نسخهٔ ارسال‌شده مهر و موم می‌شود. ویرایش یا حذف بعدی الگو در مخزن، هیچ توصیهٔ ارسال‌شده‌ای را تغییر نمی‌دهد.
• نخستین باز شدن: نخستین بار که عضو توصیه را باز می‌کند، سامانه آن را ثبت می‌کند. این ثبت فقط نشان می‌دهد توصیه باز شده است؛ نه اینکه خوانده، فهمیده یا اجرا شده است.
• پیوند با پیگیری‌ها: علامت‌های «پیگیری» و «طرح در جلسه» در «موارد نیازمند توجه» و در زبانهٔ «پیگیری‌ها» در پرونده دیده می‌شوند. متن توصیه یا تجربه در آنجا کپی نمی‌شود.
• دید میان‌پرونده‌ای: گزارش «تجربهٔ توصیه» تجربه‌های تازهٔ همهٔ پرونده‌های متخصص را یک‌جا نشان می‌دهد.
• تاریخ شمسی: تاریخ تجربه با ورودی و نمایش شمسی ثبت می‌شود.
• بدون کلید جداگانه: «توصیه‌ها» در هر پرونده در دسترس است و لازم نیست جداگانه روشن شود.