۱۷-۱ «پایش»

• جای آن در سامانه: «پایش»، درون «برنامهٔ اقدام» و در هر چرخه، با دو زبانهٔ «شاخص‌ها» و «تنظیمات». عضو آن را «پایش من» می‌بیند. الگوها در «مخزن ابزار پایش» نگه داشته می‌شوند.
• برای چیست: شاخص‌های سنجش‌پذیر تعریف می‌شوند، مقدار واقعی در تاریخ‌های مشخص ثبت می‌شود، و درصد تحقق و روند نسبت به هدف دیده می‌شود.

• چه کسانی:

  • متخصص شاخص را تعریف می‌کند و مقدار ثبت می‌کند.
  • عضوی که دسترسی ثبت دارد، مقدار واقعی را ثبت می‌کند.
  • ناظر نمای تجمیعی را فقط‌خواندنی می‌بیند.

چگونه کار می‌کند

• ۱. تعریف شاخص: با «ایجاد شاخص»، عنوان، توضیحات، واحد سنجش، «مقدار پایه» و «مقدار هدف»، «جهت مطلوب» (افزایش یا کاهش)، «دورهٔ ارزیابی» (روزانه، هفتگی، ماهانه، فصلی یا سالانه)، «فرد مسئول» از میان اعضای چرخه و «ارتباط با مسیر پیشرفت» ثبت می‌شود. ارتباط با مسیر به یک هدف، برنامه یا اقدام از همان چرخه است. راه دیگر، «پر کردن اطلاعات از الگو» در زبانهٔ «تنظیمات» است.

• ۲. ثبت مقدار:

  • «ثبت مقدار واقعی» با «تاریخ ثبت» شمسی و یک یادداشت خصوصیِ اختیاری انجام می‌شود.
  • اصلاح یک مقدار با «ثبت اصلاحیه» و نوشتن دلیل انجام می‌شود. ثبت قبلی بازنویسی نمی‌شود.

• ۳. محاسبه:

  • مقدار فعلی، آخرین مقدار ثبت‌شده است.
  • سامانه از روی مقدار پایه و هدف، درصد تحقق را حساب می‌کند.
  • وضعیت با واژه نشان داده می‌شود: «مطلوب» (۱۰۰٪ و بیشتر)، «نیازمند توجه» (۷۰ تا کمتر از ۱۰۰٪)، «دور از هدف» (کمتر از ۷۰٪) و «بدون داده» (هنوز مقداری ثبت نشده است).

• ۴. دیدن روند:

  • خلاصه‌ای شمار شاخص‌ها در هر وضعیت را نشان می‌دهد.
  • «روند عملکرد» درصد تحقق را در دوره‌های ثبت‌شده نشان می‌دهد.
  • «مقایسهٔ شاخص‌ها» تا ۶ شاخص را در یک نمودار کنار هم می‌گذارد و «توزیع وضعیت» هم کنار آن است.
  • در نمودار روند، «خط پایه»، «وضع مطلوب» و «وضع موجود» با نام آمده‌اند.

• ۵. دسترسی و نمایش:

  • در «تنظیمات»، برای هر عضو یکی از این سطح‌ها تعیین می‌شود: «بدون دسترسی»، «فقط مشاهده»، «ثبت گزارش برای شاخص‌های خود» یا «ثبت گزارش برای همهٔ شاخص‌ها».
  • نمایش جداگانه روشن می‌شود و دو دامنه دارد: «هر فرد فقط شاخص‌های خود»، یا «ساختار همهٔ شاخص‌ها برای افراد دارای دسترسی».
  • تا نمایش روشن نشود، اعضا هیچ چیز نمی‌بینند.

چه کسی چه می‌بیند

• عضو:

  • در «پایش من»: عنوان و توضیح شاخص، درصد پیشرفت، وضعیت و نمودار روند درصدها؛ یک نقطه برای هر روزی که ثبتی دارد، تا دوازده روز اخیر از این روزها.
  • اگر اجازه داشته باشد، «ثبت مقدار واقعی» می‌کند.

• نزد متخصص:

  • مقدار پایه، مقدار هدف و مقدارهای خام؛
  • «سوابق گزارش‌های خصوصی»، با نام ثبت‌کننده و یادداشت؛
  • «پیشرفت اجرای کار»: عددی اختیاری که فقط برای متخصص است، و در درصد تحقق، وضعیت یا نمودار اعضا حساب نمی‌شود.

• میان اعضا:

  • عضو هرگز مقداری را که عضو دیگری ثبت کرده نمی‌بیند.
  • پایه و هدف هم برای عضو نمایش داده نمی‌شوند، تا مقدار خام از روی درصد بازسازی نشود.

دقت در جزئیات

• نبودِ داده، صفر نیست: تا مقداری ثبت نشده باشد، وضعیت «بدون داده» است و درصدی ساخته نمی‌شود.

• سابقهٔ افزایشی:

  • اصلاحیه فقط کار متخصص است و دلیل لازم دارد.
  • «حذف شاخص» آن را از فهرست فعال برمی‌دارد و سوابق ثبت‌شده برای ردگیری می‌مانند.
• روز ایرانی: روزِ هر نقطه در روند به وقت ایران حساب می‌شود.

• الگوی چندشاخصه:

  • هر الگو در «مخزن ابزار پایش» می‌تواند چند شاخص داشته باشد.
  • هر بار استفاده، نسخه‌هایی مستقل به چرخه اضافه می‌کند و شاخص‌های موجود جایگزین نمی‌شوند.
  • فقط مشخصات تعریف کپی می‌شود. فرد مسئول و ارتباط با مسیر خالی شروع می‌شوند.
  • تکرار یک درخواست، ردیف تکراری نمی‌سازد.